| Nature des documents | Période obligatoire | Période recommandée |
| Dossiers de candidature des candidats retenus ou non (curriculum vitae, vérification des antécédents criminels, évaluations médicales ou de compétence, etc.) | Aucune période obligatoire | Minimalement 3 ans, à compter de la fin du processus d’embauche (recommandation de l’ORHRI) |
| Registres de paies, feuilles de temps et vacances | 3 ans | Minimalement 3 ans suivant la fin de la relation d’emploi |
| Registre des relevés d’emploi et autres documents relativement aux contributions en assurance-emploi | 6 ans | 6 ans suivant la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents en cause ont été tenus
Ou S’il y a litige, jusqu’à ce que la question litigieuse soit réglée ou que l’appel y afférent soit réglé ou que le délai imparti pour interjeter l’appel soit expiré. |
| Documents fiscaux et documents quant aux formations complétées par les employées (programmes, contrats, inscriptions, factures) | 6 ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel les documents se rapportent | 7 ans |
| Documentation/information servant à déterminer l’unité de classification de l’entreprise et à préparer la déclaration des salaires | Aucun délai obligatoire | 5 ans |
| Documents relatifs à l’assurance-emploi, y compris les relevés d’emploi | 6 ans suivant la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents en cause ont été tenus, sauf autorisation écrite du ministre de s’en départir avant la fin de cette période
Ou Jusqu’à ce qu’une décision soit rendue (y compris l’expiration de l’appel) lors d’un litige |
7 ans |
| Renseignements utilisés pour compléter un programme d’équité salariale | 5 ans à compter de l’affichage des résultats d’une évaluation du maintien ou de l’instauration d’un programme d’équité salariale ou tout renseignement utilisé pour évaluer le maintien de l’équité salariale | 6 ans |
| Document concernant la formation : les programmes, les ententes de formation, les factures et les autres contrats | 6 ans | 6 ans après la dernière année à laquelle les pièces justificatives se rapportent |
Documents et observations concernant :
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Aucun délai obligatoire | Recommandé de conserver de manière permanente, considérant la Loi modifiant le Code criminel (C-21) et du besoin de démontrer votre diligence raisonnable |
| Résultats en matière de contrôle d’hygiène et de sécurité du travail (mesures d’échantillonnage) | 5 ans | 5 ans |
| Procès-verbaux des réunions du Comité de santé et sécurité au travail | 5 ans | 5 ans |
| Registre des premiers soins et premiers secours | Aucun délai obligatoire | Toutefois, notez que les entreprises de compétence fédérales se doivent, selon el RCSST, de conserver le registre pendant au moins 2 ans |
| Autres documents d’emploi (contrats d’emploi, lettres de fin d’emploi/licenciement/congédiement, preuves de sanctions disciplinaires, etc.) | Le délai de conservation des documents faits ou obtenus dans le cadre de la prise en charge d’une situation de harcèlement psychologique doit être d’au moins deux ans. | Minimalement 3 ans suivant la fin du dernier de l’un de ces trois événements :
Basé sur le libellé du Code civil du Québec portant sur la prescription pour faire valoir un droit personnel) |
| Documents relatifs à la retraite d’un employé (régime de retraite de l’entreprise, Régime des rentes du Québec, etc.) | Aucune période obligatoire | Minimalement 4 ans à compter de l’exigibilité du régime de retraite, soit le décès de l’employé retraité |