PROCÉDURE INTERNE
PARTAGE DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS PAR COURRIEL
Afin de protéger les renseignements personnels, nous vous demandons de limiter le partage d’informations par courriel.
S’il est requis de partager des renseignements personnels avec des clients, des fournisseurs ou autres par courriel, voici la procédure :
- Les renseignements personnels devront être inscrits dans un fichier Word ou Excel afin que le fichier puisse être verrouillé. Aucun renseignement personnel ne devrait se trouver dans le corps d’un message courriel;
- Pour les documents Word ou Excel, vous devez verrouiller le document de la façon suivante :
- Sélectionnez Fichier, Informations, protéger le document;
- Chiffrez avec mot de passe : le mot de passe devra être entré à deux reprises;
- Pour les documents PDF, vous devez aller sur le site https://www.ilovepdf.com/fr,
- Sélectionnez la pastille Protéger PDF
- Importez le document à protégez et entrer le mot de passe à deux reprises;
- Lorsque vous partagez le document verrouillé par courriel, vous ne devez pas divulguer le mot de passe dans le même courriel. Le mot de passe doit être communiqué au destinataire soit de vive voix, par texto ou encore dans un courriel séparé;
- Chaque propriétaire de document est responsable de la conservation des mots de passe. Ceux-ci doivent être conservés dans les documents Pratiq au dossier du client ou de l’employé.